Alles over Duurzaam Nieuw Organiseren in de nieuwe tijd

Duurzaam Nieuw Organiseren

Verdraaide organisaties

artikel

09 / 10 / 2012

Het blijkt bij vele organisaties behoorlijk lastig om de bedrijfsvoering op orde te krijgen, terwijl dat juist bij een klein aantal organisaties schijnbaar gemakkelijk lijkt te lukken. Het is ook nogal wat wat er speelt in de meeste organisaties. Er wordt heel hard gewerkt aan het formuleren van beleid op alle terreinen, aan het in kaart brengen van de processen, het opstellen van procedures, protocollen en werkinstructies. Aan het helder beschrijven van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met de daarbij behorende functieprofielen. Aan het inrichten van een dashboard, aan kennismanagement, capaciteitsmanagement, projectmanagement, kwaliteitsmanagement et cetera en er lopen talloze projecten tegelijkertijd om recht te doen aan alles wat er nog meer moet gebeuren om de boel op orde te krijgen.

Een grote uitdaging om dit alles gemanaged te krijgen, zeker omdat wanneer het ontwerp klaar is – wanneer als het ware de puzzel op een slimme manier is gelegd – het nog een ware kunst van verleiding, beïnvloeding en macht is om het ook daadwerkelijk te implementeren, zodat iedereen zich gaat houden aan de afspraken die gemaakt zijn. Maar wanneer de mensen in de organisatie zich aan die afspraken zouden houden dan zou de organisatie bereiken waar ze voor bestaat: de bedoeling van de organisatie.Deze manier van denken en werken komen we tegen in bijna alle organisaties. Er is daarmee als het ware een denkrichting die van buiten naar binnen loopt in ons model dat we beschrijven in het boek ‘Verdraaide organisaties’. Het doorgaan op die manier van denken leidt er niet toe in control te komen of goed (financiële) resultaten te realiseren.

De wereld is veel minder maakbaar en beheersbaar dan we geneigd zijn te denken. En omdat de organisaties van tegenwoordig met veel meer variatie te maken hebben dat de productie-bedrijven waarmee we in de 20e manier veel mee te maken hadden, leidt de succesvolle manier van organiseren van toen nu tot een complexe bedrijfsvoering, enorm veel bureaucratie, grote stafafdelingen en miljoenen en miljoenen aan middelen die naar het ‘afkrijgen’ van die systeemwereld gaan.Maar nog belangrijker dan dat is dat we in alle drukte om die systeemwereld op orde te krijgen de mindset van de hele organisatie meer en meer naar die systeemwereld richten. Uiteindelijk wordt ook de uitvoerende medewerker verleid om diens interesse beetje bij beetje te verleggen van de klant naar het interne systeem en dus alle afspraken die gemaakt zijn.

De indicatie-stelling wordt belangrijker dan het liefdevol zorgen voor de cliënt. De CITO-toets wordt belangrijker dan de unieke leerbehoefte van de leerling en het voldoen aan de bonnenquota wordt belangrijker dan het goed inschatten van het moment zelf. Dit leidt tot een lage klanttevredenheid, ongemotiveerde professionals en dus tot slechte bedrijfsresultaten. Deze verdraaide organisaties zijn wat ons betreft de prototypes van het ‘Uitputtend Oude Organiseren’ zoals deze bij de ‘principes’ op deze site zijn te vinden tegenover het ‘Duurzaam Nieuw Organiseren’.Tot zover geen nieuw verhaal, maar een soort samenvatting over hoe de meeste managementboeken die de laatste tien jaar geschreven zijn ongeveer beginnen. Het gevoel dat we vastlopen op deze wijze wordt steeds breder gedeeld. De werkelijke uitdaging ligt er in een alternatieve manier van organiseren te vinden waardoor we betere prestaties realiseren tegen lagere kosten en juist meer in control komen door op een slimmere manier te gaan sturen. Daarover gaat het boek ‘Verdraaide organisaties’.

De rode draad die door het boek heen loopt is de dynamiek die te leren is wanneer we kijken naar organisaties die in dezelfde markt opereren als de onze en met dezelfde condities te maken hebben, maar die er toch in slagen te excelleren. Op zowel financieel gebied als op klant- en medewerkerstevredenheid. Wat doen zij in essentie nu anders?

Ook zij hebben een systeemwereld, ook zij hebben een leefwereld en ook zij hebben een bedoeling. Maar het grote verschil is dat zij in alles wat ze doen, precies andersom denken: van binnen naar buiten in ons model en dat heel consistent weten te doen.

De ‘bedoeling’ zoals deze organisaties die gebruiken, is geen missie en visie op papier en in de kast maar is het vertrekpunt van alles, wordt continu geladen en is voelbaar aanwezig door de hele organisatie heen. Het is doorgedacht naar alle aspecten van de organisatie en domineert alle vormen van communicatie. Er is heel veel aandacht voor de leefwereld en de zelfredzaamheid van de professionals wordt enorm gestimuleerd vanuit de gedachte dat mensen veel beter presteren wanneer ze zich betrokken en verantwoordelijk voelen.Tot slot is de systeemwereld is niet complex en dominant, maar eenvoudig en ondersteunend. De oplossingen in de systeemwereld blijven daarmee een middel en worden geen doel op zich. Omdat de leefwereld dominant wordt gezien aan de systeemwereld krijgt communiceren meer aandacht krijgt dan de communicatieafdeling of het communicatiebeleid. Niet het ‘Plan – Do – Check – Act’, dat wordt uitgevoerd wanneer de klant al naar huis is, krijgt de meeste aandacht, maar de focus op het vergroten van de vaardigheid ‘act-reflect-act-reflect’ juist in het bijzijn van de klant. De leercultuur krijgt meer aandacht dan de POP-gesprekken of audits, zoals een open relatie met feedback belangrijker is dan de beoordelingsgesprekken, et cetera.

Wanneer de pijl van binnen naar buiten staat, verandert alles. Het verandert de manier hoe je notuleert en hoe je met de notulen om gaat, hoe je het dashboard inricht en de manier hoe de ruimtes worden ingericht. De rol van de leidinggevende verandert, de rol van de staf verandert en zelfs de relatie naar de klant wordt een fundamenteel andere: in plaats van het aanbod vraaggericht in te vullen, ga je écht vanuit het leven van de klant denken en welke waarde je hierin kunt toevoegen. Ook hierin dus van vraaggericht op papier, naar daadwerkelijk vertrekken vanuit de klant en diens unieke behoefte.

Alles wordt anders en dat zou best eens een heel erg leuk proces kunnen worden. En het goede nieuws is dat dit een traag proces mag zijn waar je morgen mee kunt beginnen – ongeacht de positie die je in de organisatie inneemt. Al helpt het wanneer je bestuurder bent… De twee pijlrichtingen zijn allebei al aanwezig in je organisatie en het gaat er niet om vanaf morgen alles af te breken wat er is opgebouwd, maar een proces van ‘laden en gummen’ te starten vanuit de wijsheid uit een Indiaanse parabel.
Wij hebben de laatste zes jaar besteed aan het onderzoeken van beide pijlrichtingen en zijn tot een verzameling aan  kenmerken gekomen van beide pijl richtingen. In het boek ‘Verdraaide organisaties’ staan – naast een aantal fundamentele denkpatronen en heel veel voorbeelden – een twintigtal van deze kenmerken beschreven. Bij ieder van deze kenmerken staat steeds beschreven hoe je er mee omgaat wanneer de pijl van buiten naar binnen loopt – met hoe je dat dan dus kunt leren herkennen in de dagelijkse praktijk binnen je organisatie – en welk alternatieve manier van denken en organiseren daar vanuit de pijl die van binnen naar buiten loopt naast kan worden gezet.
Tot later! Wouter Hart en Marius Buiting (co-auteur verdraaide organisaties)

3 reacties

  1. 14 / 10 / 2012
    Jos Grau

    De klant brengt je omzet en als het goed is betaald hij ook nog! Echter het blijft zoeken naar de optimale werkhouding, zeker nu, want de klant weet het ook even niet. Dus neem werk van hem af waarin jij denkt beter te kunnen zijn, nog beter is waarin jij de professionel bent.

  2. Pingback: Een no-nietjes mentaliteit | Duurzaam Nieuw Organiseren

  3. Pingback: Mijn reis met Ulab, week 1 | Duurzaam Nieuw Organiseren

Reageer

Uw e-mailadres wordt niet getoond bij uw reactie. Velden gemarkeerd met een * zijn verplicht.

Gebruik Gravatar om automatisch een avatar of foto naast uw naam te tonen.

75 + = 82

Laatste reacties

  • GlenieVam“Услуги перевозки оборудования - это услуги повышенной важности для любых организаций. Сделать перевозку сверхтяжелых грузов: медицинское оборудование, оснастку производства, основы для фундамента? Нет проблем профессиональные...” op Mijn reis met U.lab – week...
  • Apotheek“Borderliners vinden het over het algemeen erg lastig om met hun emoties om te gaan. De emoties bij mensen met borderline lijken harder en heftiger...” op 'We leven in een borderline-maatschappij'
  • Jan Timmer“Oud zijldijkster Herinner me het als de dag van gisteren Zijn er nog.fotos van? Gr Jan” op Nieuwscentrum
  • adriaanes“top :)” op De menner en zijn twee paarden

Inspiratie

Behavior is the mirror in which everyone shows their image
Goethe
Verandermanagement is het organiseren van verlangen
Hans van Rosendaal
Ingeving. Zullen we besluiten dat iedereen intrinsiek gemotiveerd IS, maar dat we organisaties daarop niet hebben ingericht?
Evert Pruis
CFO asks CEO:"What happens if we invest in our people & then they leave us?" CEO: 'What happens if we don't, and they stay?"
Onbekend

Duurzaam Nieuw Organiseren is powered by

NVO2


Duurzaam dankzij deze partners:

  • NVO2
  • CSR Academy
  • De Baak
  • POGG
  • Go Beyond MBA
  • Managenmentboek
  • Managementsite.nl
  • Duurzaam Door
  • Slow Management