Alles over Duurzaam Nieuw Organiseren in de nieuwe tijd

Duurzaam Nieuw Organiseren

Werkt thuiswerken nu wel of niet? Uit onderzoek blijkt…

artikel

hoezit

16 / 03 / 2015

(Joost Ardts) Op het platform Duurzaam Nieuw Organiseren deel ik bij deze het voorwoord en het eerste hoofdstuk ‘Thuiswerken werkt’ uit het boek ‘Hoe zit dat nu eigenlijk? Feiten en fabels in management’.

Voorwoord
Als de grootste kostenpost van de meeste bedrijven, de personeelskosten, met het dienstverlenende karakter van 80% van het werk in Nederland wordt gecombineerd, dan snapt iedereen dat zeer veel managementvraagstukken over de productiefactor ‘Mens’ gaan. Medewerkers kunnen het bedrijf maken of breken. Voor het succes van het bedrijf zijn ze van doorslaggevend belang. Hierop sturen door de bijdrage van het personeel aan de omzet te maximaliseren, ligt ten grondslag aan veel van de managementvraagstukken. In de regel zijn dat nogal complexe en lastige vraagstukken. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin op huisvestingskosten kan worden bespaard door medewerkers twee tot drie dagen per week thuis te laten werken of het veranderen van de beloningsstructuur waardoor de vaste beloning lager wordt en vervangen door variabel loon. Als we met dergelijke vraagstukken stoeien, gaan we vaak uit van aannames en veronderstellingen, zaken die we tot onze ‘parate kennis’ hebben verheven, en gebruiken deze kennis als leidraad voor het nemen van besluiten. Voorbeelden van zulke aannames zijn: ‘Thuiswerken leidt tot lummelen’ en ‘Werktevredenheid verhoogt de productiviteit’.

Het is logisch dat we aannames gebruiken, het vergemakkelijkt het nemen van besluiten. Maar zijn die aannames ook waar? En wat kunnen we er dan vervolgens mee? Dat is de stap die ik zet in dit boek. Mijn vertrekpunt is 20 managementvraagstukken, die ik als stellingen neerzet, inclusief de voor- en tegenargumenten die in de praktijk worden gebruikt. Vervolgens ga ik aan de hand van de resultaten van onderzoek op de stelling in, trek conclusies en geef tips en aanbevelingen. De opzet van Hoe zit dat nu eigenlijk? geeft managers en HR professionals handvatten voor het overdenken, onderzoeken en oplossen van de eigen vraagstukken in de organisatie. Door wetenschappelijk onderzoek op een toegankelijke manier toe te passen op de praktijk wil ik bijdragen aan de beslissingen, oplossingen en nieuwe wegen die worden ingeslagen. Mijn advies is dat je ieder hoofdstuk begint met de vraag: wat kan ík hiermee? Een gezonde instelling die je ongetwijfeld brengt tot nieuwe en leuke ideeën, de geruststelling geeft dat je sommige zaken allang wist, maar ook de motivatie om het nu anders te doen. Dat is ook mijn instelling. Dus ben ik erg benieuwd naar jouw ervaringen, vragen of nieuw ingeslagen wegen.

Veel leesplezier!

Stelling: thuiswerken werkt
Het aantal mensen dat structureel vanuit huis werkt neemt toe. Het aantal steeg in 2013 met 60.000 tot een totaal van 931.000. Dat is ongeveer 13% van de Nederlandse beroepsbevolking. Ter vergelijking, in Amerika ligt dit percentage op 10%.De verwachting is dat het aantal thuiswerkers de komende jaren verder zal stijgen. Onderzoek uit 2012 onder facilitair managers toont bijvoorbeeld dat 77% in 2015 verwacht meer open werkruimtes te hebben dan vaste kantoorruimtes, 62% verwacht een verdere daling van vierkante meters werkruimte per medewerker, 46% verwacht dat werk vanuit huis zal worden gedaan en 31% heeft al mogelijkheden voor medewerkers om buiten kantoor te werken, plaats- en tijdonafhankelijk.3 Ook directieleden en HR-directeuren sturen hier actief op aan en IT-bedrijven en vastgoedontwikkelaars anticiperen hierop. In Europa heeft Nederland de grootste internetdekking en vrijwel alle zakelijke softwaretoepassingen worden door IT-bedrijven in hoog tempo omgezet van een lokaal draaiende variant (on-premises software) naar een webversie (cloud computing). En het gaat allang niet meer alleen om garnalen pellen, felicitatiekaarten in elkaar zetten of folders vouwen. Onder de noemer Het Nieuwe Werken (HNW) wordt meer en meer vanuit huis gewerkt, geheel of gedeeltelijk.

EENS

“ We kunnen flink besparen op huisvestingskosten. Van een verhouding van een medewerker op een werkplek, soms 1,2 werkplek, naar een verhouding van een op 0,75, zijn realistische getallen. Microsoft heeft zelfs een daling van de bezettingsgraad van 42% gerealiseerd.

“ Doordat medewerkers zelf kunnen bepalen waar, wanneer en hoe ze werken, neemt de werktevredenheid en motivatie van medewerkers toe en dat zorgt voor meer productiviteit.

“ We vragen van medewerkers al veel zelfstandigheid, leggen verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie en hebben ze al veel IT-mogelijkheden gegeven. Dit is dus een logische vervolgstap. En medewerkers kunnen die verantwoordelijkheid en zelfstandigheid prima aan.

ONEENS

“ Besparing op huisvestingskosten realiseren we alleen als we kantoorruimte afstoten of aan anderen verhuren.

“ Medewerkers werken uit het zicht van de manager en dat zorgt ervoor dat medewerkers meer pauze nemen, niet effectief werken en een lagere productiviteit realiseren.

“ Je bent vaak meer dan de helft van de werkweek thuis, verstoken van direct contact met je collega’s. En als leidinggevende heb je minder direct zicht op het werk van je medewerkers. Het vraagt meer van de zelfstandigheid van de medewerker en meer loslaten en op afstand aansturen van de leidinggevende. Het is niet goed voor de collegiale contacten en zorgt voor een lagere productiviteit.

“ Snelheid en kwaliteit hebben te leiden onder thuiswerken en contact met collega’s op kantoor zorgt voor de beste besluiten en ideeen. Exact de redenen waarom de CEO van Yahoo in 2013 besloot om thuiswerken in z’n geheel af te schaffen.

Wat blijkt uit onderzoek …
Onderzoek in 21 landen toont aan dat het hebben van invloed op je werktijd, de snelheid en de plaats van werken positieve effecten heeft. De dataset bevat meer dan 10.000 werknemers uit landen als Bulgarije, Canada, Denemarken, Japan, Nederland en Amerika, en geeft daardoor de mogelijkheid te controleren op effecten die verband houden met het type werk of de regelingen in het land. Zelfstandig je werk kunnen doen, waar en wanneer je wilt, zorgt ervoor dat werknemers meer tevreden zijn met hun werk, meer bereid zijn extra inzet te plegen en zich loyaler opstellen richting hun werkgever. In aanvulling hierop laat onderzoek uit Amerika onder ruim 20.000 werknemers in de periode 1997 tot 2008 zien dat mensen die thuiswerken meer uren maken dan mensen die op kantoor werken.

Dit zijn duidelijke resultaten, maar de vraag blijft nog wel in hoeverre deze resultaten zich ook vertalen in bijvoorbeeld een stijging van de productiviteit. Bij een grote Chinese multinational CTrip, waarbij het management geld wilde besparen op huisvestingskosten in een steeds duurder wordend Shanghai, hebben 994 callcentermedewerkers de mogelijkheid gekregen om vanuit huis te werken. In eerste instantie als een negen maanden durend experiment, waarna het management op basis van resultaten een besluit wilde nemen. Ongeveer de helft van de 994 medewerkers wilde aan het experiment deelnemen. Omdat het hebben van een breedband internetverbinding thuis, een eigen werkkamer en een dienstverband van minimaal zes maanden, criteria waren om deel te kunnen nemen, hebben uiteindelijk 249 medewerkers deelgenomen. Uit de groep medewerkers die niet wilde deelnemen aan het thuiswerkexperiment werd een controlegroep samengesteld.

De resultaten geven een toename van productiviteit aan van 13% bij de groep thuiswerkers, veroorzaakt door meer gewerkte uren (minder nemen van pauzes en minder ziekteverzuim) en een hoger aantal afgewerkte telefoontjes per minuut. De thuiswerkers waren ook meer tevreden met hun werk en hadden een lager verloop dan de groep die op kantoor bleef werken. Na het negen maanden durende Chinese experiment en met deze resultaten in het achterhoofd besloot het management van CTrip thuiswerken als mogelijkheid voor iedereen aan te bieden. Meer dan de helft van de medewerkers koos hiervoor en de productiviteit steeg met 22%. Een ander onderzoek waarin is gewerkt met een vergelijkbare opzet (controle- en experimentgroep), ditmaal 775 medewerkers van de internationaal opererende retailorganisatie Best Buy, laat een lager verloop zien acht maanden na het thuiswerkexperiment.

Omdat het in het geval van CTrip en Best Buy steeds gaat om een specifieke groep medewerkers van een bedrijf, is de generaliseerbaarheid van deze resultaten beperkt. Hoe waardevol de resultaten voor de bedrijven zelf ook zijn, voor algemeen generaliseerbare uitspraken is het te beperkt. De vraag blijft of het ook in een andere context en met andere beroepsgroepen werkt? Op basis van een grote dataset van ruim 22.000 Duitse werknemers werkzaam bij een zeer groot aantal bedrijven is het effect van plaatsen tijdonafhankelijk werken onderzocht. Ruim 14% van de werknemers in deze dataset kan plaats- en tijdonafhankelijk werken. Deze groep is vergeleken met werknemers die deze mogelijkheden niet hebben, waarbij blijkt dat de flexibele groep gemiddeld anderhalf uur per week extra werkt. Deze resultaten zijn beter generaliseerbaar dan de resultaten van het Chinese en Amerikaanse bedrijf. Onderzoek in de vorm van een experiment heeft ook productiviteit als uitkomstmaat genomen en toont aan dat thuiswerken productiviteitverhogend werkt. Ook komt hieruit naar voren dat de mate waarin thuiswerken de productiviteit verhoogt, afhangt van het type werkzaamheden. Deelnemers aan het onderzoek zijn ingedeeld in een van de twee groepen: een groep die creatief, uitdagend werk onder handen had en een groep die saai, repetitief werk kreeg te doen. In de eerste groep is er sprake van een productiviteitsstijging van 11% tot 20%, in de tweede groep bleek er sprake van een productiviteitsdaling van 6% tot 10%. Behalve de positieve effecten geeft onderzoek ook aan dat thuiswerken en flexibele werkarrangementen een negatief gevolg kan hebben voor het verloop van de loopbaan van de thuiswerker. Zo laat onderzoek zien dat managers werken met een overtuiging ten aanzien van thuiswerken en deze gebruiken wanneer het gaat om promotie en loopbaanmogelijkheden voor hun medewerkers. Deze overtuiging kan positief zijn (thuiswerken doe je omdat je je betrokken voelt, het beste resultaat wil behalen) en negatief (thuiswerken doe je om het voor jezelf goed geregeld te hebben, niet uit betrokkenheid en loyaliteit naar het bedrijf ), en werkt op dezelfde manier positief of negatief door voor de thuiswerker.

Conclusie
Het onderzoek haalt het door tegenstanders van HNW genoemde argument onderuit dat thuiswerken zou leiden tot lummelen. Er is geen sprake van lummelgedrag, er is eerder sprake van een verhoogde inzet, meer werktevredenheid en een hogere organisatiebetrokkenheid. Ook blijkt thuiswerken te resulteren in een hogere productiviteit en een lager verloop. Wel is er een mogelijk gevaar van productiviteitsdaling wanneer de thuis te verrichten werkzaamheden weinig uitdagend, repetitief en saai zijn. Prima voor denkbanen, minder verstandig voor doebanen. Een bijkomstig positief effect is dat bedrijven flinke besparingen op de huisvestingskosten realiseren.

Tips, tricks en aanbevelingen
Thuiswerken werkt. Wel handig om bij het starten met flexibele werkarrangementen in ieder geval ook deze overwegingen mee te nemen:

  • Denk- en doebanen – Veel van het werk dat zich leent voor geheel of gedeeltelijk thuiswerken is te vinden in beroepen waarin door IT-toepassingen plaats- en tijdonafhankelijk gewerkt kan worden (high-tech) of beroepen waarin het werk zonder enige vorm van IT of andere bedrijfsmiddelen kan worden gedaan. In de eerste variant gaat het vaak om denkbanen, zoals IT-specialisten, schadebehandelaars, vertalers, telemarketeers en helpdeskmedewerkers, in de tweede variant vaak om ongeschoold werk, om doebanen. Het onderzoek geeft aan dat thuiswerken positieve effecten heeft in denkbanen en dat deze positieve effecten minder snel zijn te verwachten in doebanen waarin de werkzaamheden weinig uitdagend, repetitief en saai zijn, zoals licht assemblagewerk, folders vouwen of garnalen pellen;
  • Nieuwe afspraken – Invoeren van thuiswerken (flexibele werkarrangementen of HNW) vraagt om aandacht. Omdat het leef- en werkpatroon behoorlijk verandert vraagt dit om bewustwording en een mentale verandering van medewerkers en managers. Welke praktische werkafspraken maak je met elkaar? ‘Mijn deur staat altijd open’, krijgt een andere invulling. Hoe zorg je als team voor onderlinge afstemming? Hoe vaak moet je in elkaars ogen kunnen kijken? Zorg dat je de invoering goed en voldoende aandacht geeft. Pak het op als een serieuze organisatieverandering;
  • Werksituatie thuis – Realiseer je dat de Arboregels op kantoor in veel opzichten ook van toepassing zijn op de thuiswerksituatie. Zo gelden voor het werken met een beeldscherm en een computer thuis dezelfde eisen als op kantoor, maar is de werkgever bijvoorbeeld niet meer verplicht om voor een goede bureaustoel te zorgen.

Joost Ardts

Deze blog is afkomstig uit het boek ‘Hoe zit dat nu eigenlijk? Feiten en fabels in management’ van Joost Ardts.Voor dit verhaal, alle juiste bronvermeldingen en nog meer managementfabels en –feiten vind je hier meer info.

Joost Ardts, Global Director Talent & Management Development bij UNIT4, heeft ruime ervaring als manager, adviseur en trainer. In zijn werk staat de ontwikkeling van medewerkers en organisaties centraal.

 

foto Joost Ardts

 

3 reacties

  1. 23 / 03 / 2015
    Miriam Scha

    Mooi genuanceerd en informatief artikel over thuiswerken, waarvoor dank Joost. Goed om blijvend voor ogen te houden dat medewerkerstevredenheid en kostenbesparing op huisvesting motieven zijn om thuiswerken te faciliteren (en wat mij betreft ook het positieve effect op het milieu!). Echter, het onderzoeksresultaat dat mensen vaak meer uren maken bij thuiswerken zegt niks over de kwaliteit van het werk. In een wereld waar creativiteit en inspirerend contact tussen mensen nodig zal zijn om te surviven, zullen de wakkere geesten onder ons elkaar blijvend moeten opzoeken en echt ontmoeten! Bij het succesvolle bedrijf Google is nog steeds het devies: we geven jullie alle ruimte, leggen jullie in de watten, maar, geef acte de présence, want dan ontstaan de beste ideeën! (zie ook 6.2, een tegengeluid op Het Nieuwe Werken in Guido’s boek: Organiseren met Toekomst).

    • 24 / 03 / 2015
      Joost Ardts

      Miriam, bedankt voor je reactie. Ik begrijp je aanvulling en zoals je hebt kunnen lezen in mijn blog (en boek) heb ik me geconcentreerd op dat wat is onderzocht. Insteek van het boek: maak gebruik van evidence based info bij management besluiten in plaats van aannames en veronderstellingen. Daar heb je meer aan. In het boek ben ik op deze manier op 20 onderwerpen ingegaan waaronder thuiswerken. Onderzoek naar thuiswerken gaat op verschillende aspecten van thuiswerken in, maar gaat niet in op creativiteit of het gebrek daaraan in situaties waarin medewerkers thuiswerken. Vanuit een meer praktisch oogpunt kun je je ook afvragen of het echt een issue is omdat de meeste medewerkers in de regel enkele dagen per week thuiswerken en niet een volledige werkweek.

  2. 27 / 08 / 2015

    Mooi stuk Joost, en goede beargumentatie. Het bewijst maar weer dat we niet altijd van het slechte in de mens moeten uitgaan. Ik ben zeker ook een voorstander van thuiswerken. Het past bij deze tijd.

Reageer

Uw e-mailadres wordt niet getoond bij uw reactie. Velden gemarkeerd met een * zijn verplicht.

Gebruik Gravatar om automatisch een avatar of foto naast uw naam te tonen.

Laatste reacties

  • Peter“Mooi initiatief! In de Emtée kun je trouwens elke dag soep kopen van verspilde groenten, gemaakt door de verspillingsfabriek! Check http://deverspillingsfabriek.nl/producten” op Soep eten tegen voedselverspilling
  • Peter Samwel“Zondag in De Ontmoeting aan de Emmalaan 1 in Bennekom om 10.30u: het verhaal van Lia Hol middenin de Paasviering, met als thema: 'Herinneren' Dank...” op Pasen, de dag waarop een vlinder...
  • Peter Bolhuis“@ Jitske: prima streven, waarbij de door Willem geschetste culturen blijvend kunnen veranderen. Verandering treedt altijd binnen vanaf de randen van een cultuur, daar waar...” op Inclusie: wat is dat?
  • Willem van Es“Jitske, ik mis assimilatie (denk aan de politiecultuur of de artsencultuur. Aanpassen of oprotten).” op Inclusie: wat is dat?

Inspiratie

Behavior is the mirror in which everyone shows their image
Goethe
Verandermanagement is het organiseren van verlangen
Hans van Rosendaal
Ingeving. Zullen we besluiten dat iedereen intrinsiek gemotiveerd IS, maar dat we organisaties daarop niet hebben ingericht?
Evert Pruis
CFO asks CEO:"What happens if we invest in our people & then they leave us?" CEO: 'What happens if we don't, and they stay?"
Onbekend

Duurzaam Nieuw Organiseren is powered by

NVO2


Duurzaam dankzij deze partners:

  • NVO2
  • CSR Academy
  • De Baak
  • POGG
  • Go Beyond MBA
  • Managenmentboek
  • Managementsite.nl
  • Duurzaam Door
  • Slow Management